PRIVACY POLICY

1 Wie contacteren in geval van vragen?
Intelect BVBA, met maatschappelijke zetel te Kontichsesteenweg 67 en ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0877359258, is de Verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Intelect BVBA verklaart dat zij als Verantwoordelijke voor de Verwerking de Belgische privacywetgeving naleeft, evenals de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming vanaf haar inwerkingtreding.

2 Wat zijn persoonsgegevens?
De Algemene Verordening Gegevensbescherming definieert een persoonsgegeven als volgt:

alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon; als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon. Indien deze Privacy Policy naar persoonsgegevens verwijst, wordt verwezen naar deze definitie uit de Verordening.

3 Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

3.1 Kandidaat/ Sollicitant/ Uitzendkracht/ Medewerker:
Wij verzamelen en verwerken verschillende persoonsgegevens van onze uitzendkrachten. Het gaat over de volgende persoonsgegevens: Curriculum vitae (Naam; geboortedatum; burgerlijke staat; contactgegevens; opleidingsgegevens; arbeidsverleden; referentiedetails), motivatiebrieven, notities gemaakt tijdens het sollicitatiegesprek, aanvullende informatie die u aan ons vertelt;
Informatie over uw interesses en behoeften met betrekking tot toekomstig werk, beide zowel direct als indirect verzameld, bijvoorbeeld uit bekeken vacatures, of artikelen die u op onze website gelezen heeft;

- Foto’s en video’s;
- Payrollinformatie zoals: uw rijksregisternummer, uw adres, uw anciënniteit, uw burgerlijke staat, uw bankrekeningnummer, uw gezinssamenstelling, uw geboortedatum, uw telefoonnummer, uw e-mailadres, immigratiestatus, nationaliteit, geboorteplaats, Een kopie van uw rijbewijs en/of paspoort/identiteitsbewijs;
- Uw loon en loonfiches;
- De naam van een contactpersoon in geval van nood;
- Evaluatieformulieren; Referenties
- Testresultaten
- Details over mogelijke criminele veroordelingen, indien die vereist is voor een functie waarin u interesse hebt of waarop u solliciteert;
- Diversiteitsinformatie, waaronder informatie over raciale of etnische origine, religieuze of andere overtuigingen en fysieke of mentale gezondheid, inclusief informatie die verband houdt met beperkingen;

Bedenkt u zich dat bovengenoemde lijst met categorieën van persoonsgegevens die we mogelijk over u verzamelen niet uitputtend is.

3.2 Prospecten/ Klanten/ Leveranciers

1) Gegevens die we rechtstreeks verzamelen:
- om te weten wie u bent: Naam, voornaam, ...
- om u te contacteren: telefoonnummer, faxnummer, e-mailadres
- om te factureren of betalingen uit te voeren: bankrekeningnummer, ...

2) Publieke gegevens en gegevens die we onrechtstreeks verzamelen:
Intelect verwerkt soms publieke gegevens.
Het kan bijvoorbeeld gaan om gegevens die onderworpen zijn aan een publicatieplicht, zoals de publicatie van uw benoeming als bestuurder van een vennootschap, of het gaat om gegevens die u zelf publiek hebt gemaakt, zoals informatie op uw website, …
Het kunnen ook gegevens zijn die publiek zijn, omdat ze bijvoorbeeld algemeen bekend zijn in uw streek of omdat ze in de pers verschenen zijn. Ook informatie op bijvoorbeeld de Kruispuntbank van Ondernemingen en Graydon/Companyweb behoren hiertoe.

3) Wat u ons vertelt kan worden verwerkt:
Als u ons telefonisch contacteert, kan onze receptie uw voornaam en naam en uw telefoonnummer noteren om een contactoverzicht op te bouwen en te bekijken wie gebruikmaakt van onze dienstverlening.

4 Waarom worden deze persoonsgegevens verwerkt en welke is de rechtsgrond voor de verwerking?

4.1 Kandidaat/ Sollicitant/ Uitzendkracht/ Medewerker:
Uw payrollinformatie wordt verzameld met het oog op onze loonadministratie en met als rechtsgrond het uitvoeren van een overeenkomst.
De naam van een contactpersoon wordt verzameld zodat wij in geval van nood een familielid of naaste kunnen contacteren met als rechtsgrond de noodzaak tot bescherming van de vitale belangen van de werknemer.
Uw cv, motivatiebrief en notities gemaakt tijdens het eerste gesprek evenals evaluatieformulieren, referenties en testresulaten worden verwerkt met als doel het doorlopen van het sollicitatietraject en als rechtsgrond ons gerechtvaardigd belang. 
Foto’s en video’s worden verzameld en verwerkt teneinde deze te kunnen gebruiken voor interne communicatie en voor het doorlopen van het sollicitatieproces met als rechtsgrond uw voorafgaande toestemming
Diversiteitsinformatie wordt verzameld met het oog op het aanvragen/ verwerken van werkgeverskortingen met als rechtsgrond het uitvoeren van een overeenkomst. Medische gegevens indien vereist voor de functie en aldus de noodzaak tot bescherming van de vitale belangen van de werknemer.
Uw burgerlijke staat en de kinderen ten laste zijn noodzakelijk voor de berekening voor fiscale en sociale doeleinden.

4.2 Prospecten/ Klanten/ Leveranciers
Voor contactpersonen bij klanten of prospects: uw gegevens zijn noodzakelijk om de (toekomstige/potentiële) overeenkomst die u met ons sluit op een correcte manier te kunnen uitvoeren. Met het oog op het sluiten van een overeenkomst dienen wij te beschikken over de nodige persoonsgegevens om onze dienstverlening te kunnen aanbieden.

Dit is voornamelijk het versturen van informatie in het kader van:
- uitwisseling voor het ter beschikking stellen van uitzendkrachten
- uitwisseling m.b.t. het aanbieden van werknemers voor vaste indiensttreding
- HR advies
- uitnodigingen en informatie voor opleidingen
- houden van klanttevredenheidsonderzoeken
- ...

De persoonsgegevens die worden verzameld worden administratief en boekhoudkundig verwerkt. Indien u niet wilt dat uw persoonsgegevens in dit kader worden verwerkt, is het niet mogelijk om de dienstverlening waarvoor u contractueel met ons verbonden bent uit te voeren.

Potentiële nieuwe contacten door het overhandigen van het visitekaartje: indien u ons op de een of andere manier een visitekaartje heeft overhandigd, nemen wij u op in onze database. Wij gaan er hier van uit dat u door de overhandiging ook uw uitdrukkelijke toestemming geeft om te worden opgenomen in onze database.

Bovendien slaan wij ook de publiek toegankelijke gegevens die wij over u vinden op in onze database. Wij gaan ervan uit dat wij deze persoonsgegevens ook mogen bewaren vermits u deze publiek toegankelijk hebt gemaakt.

Bovendien stelt 6 lid 1 f AVG het dat we uw gegevens kunnen verwerken wanneer het "noodzakelijk [is] voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van de verwerkingsverantwoordelijke of van een derde, behalve wanneer de belangen of de grondrechten en de fundamentele vrijheden van de betrokkene die tot bescherming van persoonsgegevens nopen, zwaarder wegen dan die belangen (...).”

Voor leveranciers: de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de overeenkomst worden verzameld. Het gaat dan voornamelijk om e-mailadressen van contactpersonen om een gemakkelijke communicatie mogelijk te maken.

Voor mensen van wie we gegevens ontvangen van kandidaten en personeel zoals voor referenties: Als een kandidaat of aspirant-personeelslid u heeft opgegeven als een van zijn referenties, dan gebruiken we uw persoonsgegevens om contact met u op te kunnen nemen voor een referentie. Dit is onderdeel van procedure voor kwaliteitsgarantie en daarom achten wij dit noodzakelijk voor onze gerechtvaardigde belangen als een organisatie die recruitmentdiensten aanbiedt en zelf mensen in dienst neemt.

5 Duur van de verwerking

5.1 Kandidaat/ Sollicitant/ Uitzendkracht/ Medewerker:
De persoonsgegevens van kandidaat-uitzendkrachten (sollicitanten) worden tot 2 jaar na het laatste kwalitatieve contact bewaard. Na het verstrijken van de termijn zal u opnieuw gecontacteerd worden met het verzoek uw toestemming te geven indien u nog langer wenst gecontacteerd te worden m.b.t. beschikbare functies.
De persoonsgegevens van interne medewerkers en uitzendkrachten die effectief bij ons gewerkt hebben, worden 5 jaar bijgehouden na het afsluiten van het laatste contract. Na het verstrijken van de termijn van 5 jaar zal u opnieuw gecontacteerd worden met het verzoek uw toestemming te geven indien u nog langer in de database wenst behouden te blijven om gecontacteerd te worden om ingeschakeld te worden in bepaalde functies.
Uw persoonsgegevens worden in ieder geval bijgehouden conform de specifieke wetgeving, alsook verjaringstermijnen die ons verplichten uw persoonsgegevens langer bij te houden, bv. om ons te verdedigen tegen een vordering in rechte.

5.2 Prospecten/ Klanten/ Leveranciers
Uw persoonsgegevens worden bewaard zolang als nodig is om de doelen zoals omschreven onder punt 4 te verwezenlijken.Uiteraard bewaren wij uw persoonsgegevens in overeenstemming met mogelijke wettelijke verplichte termijnen en eventuele verjaringstermijnen die gelden. Bijv. voor facturen is dit 7 jaar.

6 Wat zijn uw rechten?

6.1Recht op toegang en inzage 
U hebt het recht om op elk moment gratis kennis te nemen van uw persoonsgegevens, alsook van het gebruik dat wij van uw persoonsgegevens maken conform de bepalingen die gelden in de sector. Als u wilt bekijken welke persoonsgegevens wij over u verwerken, dan kan dit door uw recht op inzage uit te oefenen.

6.2 Recht op verbetering, verwijdering en beperking
U bent vrij om uw persoonsgegevens al dan niet mee te delen aan ons. Daarnaast hebt u steeds het recht om ons te verzoeken uw persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen of te verwijderen.
U kunt zich niet verzetten tegen het verwerken van persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor onze payrolladministratie en de gegevens die wij op basis van de wet van u dienen bij te houden en te verwerken.
U mag eveneens vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken. Dit betekent dat wij uw persoonsgegevens enkel en alleen met uw toestemming verder mogen verwerken. Wij mogen uw persoonsgegevens wel blijven opslaan, maar mogen er geen verdere verwerkingen mee uitvoeren zonder uw toestemming, tenzij in het kader van een gerechtelijke procedure, voor de bescherming van natuurlijke personen of rechtspersonen of om gewichtige redenen van algemeen belang.

6.3 Recht van verzet
U beschikt eveneens over een recht van verzet tegen de verwerking van uw persoonsgegevens om ernstige en legitieme redenen.

6.4 Recht van gegevensoverdracht
U beschikt over het recht om uw persoonsgegevens die door ons verwerkt worden in gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen en/of aan andere verantwoordelijken over te dragen en dit conform de bepalingen die gelden in de sector. De Verordening voorziet wel een aantal beperkingen op dit recht, zodat dit niet in alle gevallen van toepassing is. Dit moet uiteraard geval per geval worden onderzocht.

6.5 Recht van intrekking van de toestemming
Voor zover de verwerking gebaseerd is op uw voorafgaande toestemming, beschikt u over het recht om die toestemming in te trekken.

6.6 Automatische beslissingen en profiling
De verwerking van uw persoonsgegevens omvat geen profiling en u zult door ons evenmin aan geautomatiseerde beslissingen worden onderworpen.

6.7 Uitoefening van uw rechten
U kunt uw rechten uitoefenen door contact op te nemen met onze personeelsadministratie.

admin@intelect.be Kontichsesteenweg 67 2630 Aartselaar

6.8 Klachten
U hebt het recht een klacht in te dienen bij de Belgische Privacycommissie: Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, tel. +32 (0)2 274 48 00, fax +32 (0)2 274 48 35, e-mail: commission@privacycommission.be.
Dit laat een voorziening voor een burgerlijke rechtbank onverlet. Indien u schade zou lijden als gevolg van de verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u een vordering tot schadevergoeding instellen.

7 Doorgifte aan derden

7.1 Kandidaat/ Sollicitant/ Uitzendkracht/ Medewerker:
Bepaalde van de persoonsgegevens die wij van u verwerken, kunnen worden doorgegeven aan derden. Het betreft de volgende gegevens:
Payrollinformatie wordt enerzijds doorgegeven aan ons sociaal secretariaat GroupS met als doel het uitvoeren van onze loonadministratie en anderzijds aan de bevoegde overheidsinstanties in het kader van onze wettelijke verplichtingen;
- Doorgifte aan provider Edenred voor het toekennen van maaltijdcheques en/of ecocheques;
- Doorgifte aan provider Mensura (rijksregisternummer)voor het regelen van een medisch onderzoek;
- Doorgifte aan provider Nedap voor het toekennen van een tijdsregistratiekaart;
- Uw emailadres (mits toestemming) wordt doorgegeven aan provider Basware voor het aanmaken en beheren van een account.
- Uw naam, voornaam en rijksregisternummer worden doorgegeven aan provider Unifiedpost voor het aanmaken en beheren van een account.

Sommige derden verwerken in opdracht van onze organisatie persoonsgegevens om een bepaalde taak uit te voeren. Wij sluiten met al deze organisaties, die handelen als verwerkers, verwerkingsovereenkomsten en stellen alles in het werk opdat zij uw persoonsgegevens op voldoende wijze zouden beveiligen.

Uw persoonsgegevens zullen niet verkocht, noch verhuurd, verdeeld of anderszins commercieel ter beschikking gesteld worden aan derden, behalve zoals hiervoor beschreven of met uw voorafgaande toestemming.

Uw naam, voornaam, geslacht, geboortedatum, adres, emailadres en telefoonnr zullen ook worden doorgegeven aan onze klanten ingeval u uw arbeidsprestaties daar zult aanvatten.

Uw personeelsdossier kan ook worden overgemaakt aan het auditkantoor voor het uitvoeren van een audit in het kader van het verkrijgen/behouden van het kwaliteitslabel van de beroepsfederatie. In zeldzame gevallen kan het voorkomen dat wij uw persoonsgegevens ingevolge een gerechtelijk bevel of om te voldoen aan andere dwingende wet- of regelgeving moeten onthullen.

7.2 Prospecten/ Klanten/ Leveranciers

Uw persoonsgegevens worden in principe niet doorgegeven aan andere partijen.

Intelect verwerkt deze persoonsgegevens in overeenstemming met de onder punt 3 vermelde doelen. Enkel de medewerkers binnen onze organisatie, die in uitvoering van hun functie uw persoonsgegevens nodig hebben, zullen deze kunnen consulteren.

Bij het organiseren van evenementen kunnen wij uw persoonsgegevens (zoals naam en voornaam) wel doorgeven aan externe partijen die de evenementen organiseren en dit louter om organisatorische redenen en eveneens in het kader van veiligheid.

Wij werken samen met een aantal derde partijen die uw persoonsgegevens ook kunnen inkijken. Het gaat om de volgende ontvangers:

Accountants & consultants in het kader van fiscale ondersteuning

ICT-dienstverleners

...

8 Veiligheid en vertrouwelijkheid

Wij hebben veiligheidsmaatregelen ontwikkeld die aangepast zijn op technisch en organisatorisch vlak om de vernietiging, het verlies, de vervalsing, de wijziging, de toegang door onbevoegden of de kennisgeving per vergissing aan derden van verzamelde persoonsgegevens alsook elke andere niet-toegestane verwerking van deze gegevens te vermijden.

8.1 Technische maatregelen

Gebruik van virusscans, firewalls, …

Wachtwoorden die regelmatig worden aangepast

Toegangsbeveiliging tot gegevens

Geen onbeveiligde back-ups

Geen onbeveiligde harde schijven

Encryptie van gegevens

8.2 Organisatorische maatregelen

Welbepaalde personen hebben toegang

Procedure voor incidentenbeheer

Policy voor werknemers & medewerkers

Opleiding van werknemers & medewerkers

Vertrouwelijkheidsclausules

 

Copyright en inhoud

Teksten, lay-out, afbeeldingen, scripts en andere items op deze site vallen onder de bescherming van het auteursrecht. Kopieën, aanpassingen, vertalingen, bewerkingen, wijzigingen van het geheel of van een gedeelte van deze site, in welke vorm of op welke manier dan ook, zijn streng verboden, tenzij voorafgaandelijk schriftelijke toestemming is verleend door Intelect BVBA. Elke inbreuk kan leiden tot burgerrechtelijke of strafrechtelijke vervolging.

Intelect BVBA kan niet aansprakelijk worden gesteld voor rechtstreekse of onrechtstreekse schade die ontstaat door het gebruik van de website of van de op of via de website ter beschikking gestelde informatie. Dat geldt zonder enige beperking ook voor alle verliezen, werkonderbrekingen, beschadigingen van uw apparatuur, programma's of andere gegevens op uw computersysteem.

Externe informatie

Deze website bevat links naar websites of naar webpagina's van derden. Wij hebben geen zeggenschap over de inhoud of over andere kenmerken van deze sites en zijn in geen geval aansprakelijk of verantwoordelijk voor de inhoud ervan.